Archivado y Organización
Archivado - Obtén control sobre el archivo o el escritorio
Aquí en la página encontrarás nuestra selección de productos para archivado, que pueden ayudarte a obtener control sobre el archivo o simplemente en el escritorio.
El archivado puede que no sea exactamente lo que asocias con algunas de las tareas más emocionantes, pero puede ser completamente abrumador comenzar el trabajo en el escritorio si está lleno de papeles sueltos, clips, bolígrafos y lápices.
Por eso, puede ser una muy buena idea mantener el escritorio ordenado, organizar tus herramientas, para que no pierdas tiempo buscando un lápiz o una regla, y al mismo tiempo facilitar la limpieza en la mesa.
Existen muchas opciones que pueden hacer más fácil organizar y archivar en la oficina y el escritorio, por ejemplo:
- Carpetas de anillas
- Carpetas de documentos
- Cajas de archivo
- Carpetas
- Sostenedores para instrumentos de escritura
- Papelitos
- Perforadoras
Archivado no es solo algo que sucede en sótanos polvorientos y en viejos archivadores, la mayoría de las personas probablemente ya han dejado eso atrás y ahora utilizan computadoras.
Pero si eres uno de aquellos que aún toma notas en una libreta con un lápiz, dibuja en papel en lugar de en computadoras, entonces no eres el único.
El escritorio puede seguir desordenándose, al igual que los cajones y armarios en una oficina, porque las cosas se mueven rápido y, por lo tanto, no siempre encuentran el lugar correcto después de que el trabajo ha terminado.
A continuación, encontrarás algunas sugerencias sobre qué herramientas pueden ayudarte a mantener el control en la oficina y hacer que sea fácil y claro encontrar las cosas que necesitas cuando te dispongas a organizar tu escritorio o tu oficina.
7 cosas que pueden ayudar a hacer el archivado más manejable
Existen muchos productos diferentes en el mercado que pueden ayudarte a organizar tu oficina, de modo que el archivado se convierta en algo fácil de hacer, y al mismo tiempo haga que sea rápido encontrar las cosas que necesitas.
A continuación, encontrarás nuestras sugerencias sobre 7 soluciones muy buenas que pueden ayudarte en el archivado u organización de tu oficina y escritorio.
#1 - Archivado con carpetas de anillas y papelitos
Aunque la mayoría de las personas utilizan computadoras para casi todas las tareas en la oficina, todavía hay algunas cosas que es necesario tener en papel, y a menudo es más fácil o conveniente tomar notas en una libreta o en un trozo de papel.
Estos papeles, notas y dibujos, pueden rápidamente convertirse en un desorden y hacer que el escritorio sea difícil de manejar, por lo que puede ser útil clasificarlos en carpetas de anillas con papelitos.
Las carpetas de anillas hacen que sea fácil encontrar el papel o documento que buscas, y es igualmente fácil sacar el papel de la carpeta.
Con papelitos puedes organizar tu carpeta, de modo que los documentos se pueden clasificar por temas o alfabéticamente, y hacer que sea aún más fácil encontrar los documentos que necesitas.
#2 - Carpetas de documentos y cajas de archivo
Las carpetas de documentos son un término que anteriormente también describía una carpeta de anillas, y en gran medida son lo mismo, con una excepción.
La carpeta de anillas se diferencia de la carpeta de documentos en que el mecanismo de cierre es diferente en los dos tipos de carpetas.
La carpeta de documentos es especialmente adecuada para usar cuando a menudo necesitas sacar documentos y colocarlos en la carpeta, debido al mecanismo de cierre de la carpeta de documentos.
El mecanismo de cierre en una carpeta de documentos es un poco más avanzado que en una carpeta de anillas, ya que el mecanismo de cierre en la carpeta de documentos tiene a menudo un asa de metal que se levanta o se baja dependiendo de si quieres abrir o cerrar los anillos.
La carpeta de documentos suele tener solo 2 anillos, pero puede contener más documentos que una carpeta de anillas, que suele tener 4 anillos y donde los anillos simplemente se separan cuando necesitas sacar un documento de la carpeta.
Las cajas de archivo permiten almacenar cosas un poco más grandes, y estas no son muy adecuadas para documentos.
Muchas personas usan cajas de archivo para archivar varias carpetas a la vez, cosas más grandes o para almacenamiento cotidiano.
Las cajas de archivo vienen en muchas formas diferentes y generalmente están hechas de cartón y deben ser ensambladas cuando las recibes.
Las cajas pueden ayudar a crear un buen panorama tanto en la estantería como en el ático o en un trastero.
#3 - Organización del escritorio
Un escritorio es a menudo un lugar de trabajo, donde se utilizan muchas herramientas diferentes y se llevan a cabo diversas tareas.
Por lo tanto, a menudo puede surgir un desorden no organizado o, en el mejor de los casos, acumularse algunos montones de papeles en las esquinas, hasta que quizás ya no puedas encontrar el teclado y tengas que morder la manzana amarga y limpiar.
Sin embargo, existen muchas posibilidades para organizar tu oficina y escritorio, por lo que el riesgo de desorden se reduce, y que sea un poco más fácil archivar las diferentes cosas cuando llegue el momento.
Sostenedores para tus instrumentos de escritura son un buen lugar para empezar, ya que te permitirá siempre encontrar un lápiz, bolígrafo o similar, cuando lo necesites, en lugar de tener que levantar todos los papeles para encontrar tu único lápiz.
Por supuesto, esto requiere que ponas las herramientas en el sostenedor cuando termines de usarlas, pero es un poco más fácil de hacer cuando tienen su lugar fijo.
Otra opción podría ser una bandeja de entrada, que puede usarse para clasificar documentos y cartas, y así en ese momento ya tener los papeles clasificados en la misma división en la que tus carpetas de anillas o carpetas de documentos están organizadas.
Esto puede hacer que sea fácil y rápido archivar tus papeles, notas y dibujos, en carpetas de anillas y carpetas de documentos, cuando hayas terminado un proyecto.
#4 - Material de oficina
Existen muchos modelos y tipos diferentes de material de oficina, que hacen que el archivado sea más fácil y rápido.
Perforadoras, clips, hojas de indexación y etiquetas, son todos ejemplos de material de oficina, que te ayudan a que tus archivos sean accesibles y útiles.
Si utilizas, por ejemplo, carpetas de anillas o carpetas de documentos para archivar tus documentos, puede ser difícil prescindir de una perforadora, que puede hacer agujeros en tus papeles con la distancia exacta que se ajuste a los anillos de tu carpeta de anillas.
Sin embargo, las perforadoras y las grapadoras tienden a ocupar un poco de espacio y pueden ser guardadas en una caja de archivo, un cajón o un armario, para que sea fácil sacarlas cuando las necesites.
A menudo puede ser difícil encontrar cabeza y cola en documentos que constan de varias páginas y a menudo pueden colarse papeles entre ellos que no pertenecen al documento, y aquí los clips son una opción especialmente buena para mantener juntos los papeles que pertenecen al mismo documento.
Muchos también utilizan eficazmente carpetas para mantener organizado los documentos sueltos, para que no terminen esparcidos por toda la mesa o en desorden en el armario.
#5 - Máquina de laminado para archivado
Si tienes documentos importantes o carteles que deben protegerse de la humedad o en los que se desea extender la duración del color, puedes laminarlos.
Con la laminación, se sella el documento en una capa transparente de plástico y de esta manera se protege de daños, humedad y suciedad, la duración de los colores se extiende, por lo que puedes recuperar el documento cuando lo necesites y aún tener colores y texto claros.
La máquina de laminado se utiliza junto con lo que se llama fundas de laminado, donde se coloca el documento y se pasa por la máquina.
La máquina calienta la funda de plástico y la fusiona con el papel.
La laminación es especialmente útil si tienes documentos importantes que deseas proteger mientras los almacenas por un tiempo prolongado o si necesitas organizar tu almacenamiento o archivo con letreros.
#6 - Carpetas para archivado y oficina
Las carpetas son otra manera de clasificar, organizar y archivar, y pueden ser de plástico o de papel resistente.
Son fáciles de colocar documentos y pueden ser tanto de lado abierto como de un bolsillo que solo se abre en la parte superior.
De esta manera, puedes reunir varios documentos en una carpeta y utilizarlos para organizar tus documentos.
Los papeles sueltos en un escritorio pueden rápidamente volverse un desorden y dificultar la búsqueda del documento que necesitas, y al mismo tiempo pueden fácilmente caer al suelo, pero con una carpeta para almacenar tus papeles, puedes mantener el control de los papeles sueltos.
#7 - Notas adhesivas para el escritorio
Notas adhesivas o pequeños trozos de papel con adhesivo en la parte posterior, son casi imprescindibles en cualquier oficina.
Con notas adhesivas es fácil escribir un mensaje rápido, y colgar el papel de manera visible, lo cual es práctico para mensajes telefónicos u otras notas que deben colocarse para ser fácilmente encontradas.
En muchas oficinas, encontrarás notas adhesivas en las pantallas de las computadoras, con toda clase de información que puede ser utilizada durante el trabajo, y como recordatorios.
